Studie: Qualität von Geschäftsprozessen dringend verbesserungsbedürftig

Posted by Thomas J. Olbrich on 31. Jan 2012 in Uncategorized | 0 comments

Ergebnisse der internationalen Studie von FH Koblenz und taraneon Process TestLab liegen vor

· Erfolgreiche Unternehmen ändern ihre Geschäftsprozesse häufiger

· 43% der identifizierten Prozessfehler sind vermeidbar

· Prozessmanager liefern bessere Projektergebnisse als Fach- oder IT-Verantwortliche

· Die organisatorische Umsetzung von Prozessen wird erheblich unterschätzt

Koblenz/Bad Homburg v. d. H., 31. Januar 2012 – Die Ergebnisse der von der Fachhochschule Koblenz (BPM-Labor Prof. Dr. Ayelt Komus) und dem taraneon Process TestLab durchgeführten internationalen Benchmark-Studie zur Qualität von Geschäftsprozessen liegen vor. Im Rahmen der Studie wurden sowohl zahlreiche persönliche Interviews mit Prozessexperten aus DAX-Unternehmen geführt als auch eine Online-Umfrage durchgeführt. Insgesamt haben mehr als 150 Unternehmen teilgenommen.

Ziel der FH Koblenz und des taraneon Process TestLabs war es, einen Überblick über den derzeitigen Stand der Qualitätssicherungs- und Qualitätsmagementmaßnahmen zu schaffen. Vor allem sollen Best Practices zu Qualitätssicherung und dem Qualitätsmanagement von Geschäftsprozessen identifiziert werden.

„Während eine Produktion ohne Qualitätsmanagement heute kaum noch denkbar ist, haben noch längst nicht alle Unternehmen ein Qualitätsmanagement in der Entwicklung von Geschäftsprozessen etabliert. Das macht sich deutlich bemerkbar: 37% aller Unternehmen geben an, wesentliche oder gar grundlegende Nacharbeiten an überarbeiteten Prozessen vornehmen zu müssen, die eigentlich „ready for operations“ sein sollten“, so Ayelt Komus, Professor für Wirtschaftsinformatik und Allgemeine Betriebswirtschaftslehre an der Fachhochschule Koblenz.

Bei der Überarbeitung oder Neugestaltung von Geschäftsprozessen sind Fehler aufgrund der Komplexität der heutigen Prozesse unvermeidbar. Entscheidend für den Korrekturaufwand ist der Zeitpunkt, zu dem ein Fehler erkannt und beseitigt wird. Ab der Entwurfsphase steigen die Kosten für die Korrektur exponentiell an. Häufig werden nachträgliche Software-Änderungen (Change Requests) nötig, so dass für die Unternehmen hohe ungeplante Kosten entstehen, die im 7-stelligen Bereich liegen können. Einem hochqualitativen Prozessentwurf und frühzeitiger Fehlererkennung und –korrektur kommt daher eine hohe Bedeutung zur Kostensenkung zu.

„22% der Prozessfehler werden erst im Betrieb gefunden – das bedeutet, dass sich die Kosten für die Korrektur jedes einzelnen Fehlers um den Faktor 100-250 gegenüber einer Korrektur im Design erhöhen! Wenn dann die Studienteilnehmer angeben, dass sich 43% aller Prozessfehler bei besserer Qualitätskontrolle vermeiden lassen würden, dann gibt es hier ein sehr großes Kostensenkungspotential“, so Thomas J. Olbrich, Geschäftsführer des Process TestLabs.

Besonders interessant erscheinen die Ergebnisse tiefergehender Auswertungen. So gibt es einen eindeutigen Zusammenhang zwischen der organisatorischen Verantwortung für die Geschäftsprozesse und der Qualität der Prozess-Entwürfe. Welche Lehren sollte man aus der Studie ziehen? „Nach den Ergebnissen der Studie würde ich bereits während des Designs eine Qualitätssicherung einführen, einem qualifizierten Prozessmanager die Verantwortung geben und als interne Zielvorgabe anstreben, die Fähigkeit zu entwickeln, Prozesse mehr als einmal im Jahr ändern zu können“, so Olbrich. Dann sei Risiko für große Nachbesserungen, Change Requests und hohe Kosten am geringsten.

Die vollständige Studie kann unter www.processtestlab.de oder unter www.q-in-bpm.org bezogen werden.

Prozessqualität in deutschen Unternehmen (1)

Posted by Thomas J. Olbrich on 16. Dec 2011 in Uncategorized | 0 comments

“Erfolgreiche Unternehmen ändern ihre Prozesse häufiger”

Immer wieder wird in Veröffentlichungen und Diskussionsrunden die Meinung vertreten, dass stabile, d.h. selten geänderte Prozesse, keine oder nur wenig „Managementfürsorge“ benötigen. Wir haben daher in der Umfrage nach der Änderungshäufigkeit von Prozessen in Unternehmen gefragt. Dabei stellte sich heraus, dass in 44% der Unternehmen die Prozesse mindestens einmal pro Jahr geändert werden, in einem Viertel davon sogar mehr als 4 mal pro Jahr. Weitere 42% gaben an, ihre Prozesse ereignisgetrieben oder unregelmäßig zu ändern. Interessant werden diese Aussagen dann, wenn die Korrelation mit dem Unternehmenserfolg betrachtet wird. Hier zeigt sich, dass 63% der Unternehmen, die ihre Prozesse öfter als einmal pro Jahr ändern, erfolgreicher als andere Unternehmen ihrer Branche sind.

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Rückblick auf die letzten Process TestLab Events

Posted by Thomas J. Olbrich on 25. Nov 2011 in Uncategorized | 0 comments

Die Nacharbeiten sind abgeschlossen, Zeit also für ein kleines Fazit zu den letzten Veranstaltungen.

BBC2011

Über die Building Business Capabilities Konferenz haben wir ja schon ausgiebig berichtet, erfreulich waren die vielen positiven Rückmeldungen, die in den letzten zwei Wochen dazu reingekommen sind. Im Sondernewsletter des International Institute of Business Analysis (IIBA) an seine 16.000 Mitglieder finden unsere Erläuterungen zu Lösungsansätzen zur Verbesserung der Prozessqualität besondere Erwähnung:

“Thomas went through the taraneon Process TestLab business and demonstrated, through a presentation that was both informative and entertaining, how the work that his company performs can help dramatically improve the success-rate of BPMs. […] Thomas’ presentation was a demonstration of taraneon’s business, but was done in a manner that gave us information that would be usable anywhere. I now want to visit the lab and see it in action.”

Wir überlegen derzeit mit den Veranstaltern, im kommenden Jahr einen Pre-Conference Workshop zum Thema Prozessqualität durchzuführen um der steigenden Bedeutung des Thema Rechnung zu tragen.

gfo/BPM-Netzwerk-Workshop: Prozessqualität, der versteckte Hebel zur Kosten- und Risikominimierung

In einem völlig anderen Rahmen fand letzte Woche der Workshop auf gemeinsame Einladung der Gesellschaft für Organisation und des BPM Netzwerks in Hamburg statt.

In kleinem Kreise (Workshop!) sind wir zunächst die Erfahrungswerte des Process TestLab durchgegangen: Wo und wann entstehen Prozessfehler, welche Arten von Fehlern treten wann auf bzw. werden wann deutlich …

Darauf aufbauend haben wir dann einige Verfahren zur Problemlösung besprochen und in zwei Arbeitsgruppen zur Anwendung gebracht. Selbst bei den sehr einfachen Prozessen zeigte sich, wie schwierig es eigentlich ist, auf herkömmlich manuellem Wege halbwegs tagesgeschäft-taugliche Prozesse zu konzipieren. Die Erfahrungen, die die Teilnehmer in der Gruppenarbeit machten. spiegelten einige der Ergebnisse unserer Umfrage zur Prozessqualität.

Tenor in der abschliessenden Diskussion war, daß viele der Symptome fehlender Prozessqualität den Teilnehmern nur allzu bewusst sind, jedoch der Zusammenhang mit den Ursachen (Zurückverfolgung der Fehlerquellen) nur selten hergestellt wird. Mit den vorgestellten Methoden des Process TestLab konnten wir den Teilnehmern eine Reihe von Ansätzen vorstellen, wie sie zukünftig Qualitätsprobleme frühzeitig identifizieren und beheben können.

An dieser Stelle auch nochmal einen Dank an die Organisatoren und die Teilnehmer der Veranstaltung. Workshops sind immer etwas unberechenbar, gerade wenn so viele Fachexperten zusammensitzen, aber es war eine produktive und auch aus Process TestLab Sicht überaus interessante Diskussion.